Ваші клієнти вже в Telegram: вони пишуть туди майстрам, читають канали й домовляються про зустрічі. Логічно, що й записуватися їм зручніше там, а не телефонуючи в робочий час. Але бот для запису корисний лише тоді, коли знає ваш справжній розклад. Інакше він або просто пересилає посилання, або, що гірше, обіцяє час, якого немає. У цій пораді покроково розбираємо, як зробити запис через Telegram: що підготувати, як створити бота в BotFather, як підключити його до OkiBro, де поширити посилання і що побачить клієнт. Наприкінці чесно про те, що входить у який тариф.
Що має вміти бот для запису
Під словами «бот для запису» ховаються три різні речі. Перша: бот-візитка, який на будь-яке повідомлення відповідає посиланням на форму запису чи номером телефону. Він нічого не знає про розклад, лише перенаправляє. Друга: бот зі сценарієм кнопок: обрати послугу, обрати день, обрати час. Він може працювати з календарем, але клієнт мусить іти точно за меню, а на питання на кшталт «а скільки триває корекція?» сценарій не відповість.
Третя: бот з AI-адміністратором, який розуміє звичайні повідомлення, відповідає на питання з вашої бази знань і записує прямо в чаті. Саме такого бота можна підключити в OkiBro. Головна вимога до будь-якого варіанту одна: вільний час має братися з живого календаря, де вже є записи з сайту, від адміністратора й з інших каналів. Якщо бот веде окремий розклад, накладки стають питанням часу.
Що підготувати до підключення
Бот спирається на те, що ви внесли в систему, тому почніть не з Telegram, а з розкладу. Додайте послуги з реальною тривалістю: якщо фарбування займає три години, а в системі стоїть дві, бот запропонує час, у який процедура не вміститься. Внесіть спеціалістів, їхні робочі години, перерви й вихідні та відмітьте, хто які послуги виконує.
Далі заповніть базу знань: ціни й від чого вони залежать, як підготуватися до візиту, адресу й як вас знайти, правило скасування. Відповіді можна додати вручну, завантажити файлом PDF чи Word або імпортувати сторінку свого сайту. І ще одна дрібниця, яку часто пропускають: вирішіть, з чийого акаунта Telegram ви створите бота. Краще з акаунта власника бізнесу, а не адміністратора, який колись може звільнитися: саме цей акаунт керуватиме ботом у BotFather.
Крок 1. Створіть бота в BotFather
BotFather — офіційний бот Telegram для створення інших ботів. Знайдіть його в пошуку Telegram (перевірте, що поруч з назвою стоїть синя позначка верифікації), відкрийте чат і надішліть команду /newbot. BotFather попросить дві речі. Спершу назву бота: її клієнти бачитимуть угорі чату, тому пишіть назву бізнесу, наприклад «Студія краси Лілія». Потім ім’я користувача: воно має бути унікальним і закінчуватися на bot, наприклад lilia_beauty_bot.
У відповідь BotFather надішле токен: довгий рядок із цифр і літер, розділений двокрапкою. Це ключ до вашого бота, тож поводьтеся з ним як з паролем: не публікуйте його й не пересилайте в загальні чати. Якщо загубите токен, його можна отримати знову командою /token. За бажання там же додайте опис (/setdescription), короткий текст профілю (/setabouttext) і аватарку (/setuserpic), щоб бот виглядав як частина вашого бренду.
Крок 2. Підключіть бота в OkiBro
У панелі керування відкрийте розділ налаштувань Telegram, вставте токен у поле й натисніть «Підключити». Більше нічого робити не треба: платформа сама зареєструє бота, зв’яже його з вашим бізнесом і перевірить, що все працює. Після успішного підключення на сторінці з’явиться статус «Підключено» з ім’ям вашого бота. Токен зберігається в зашифрованому вигляді й належить тільки вашому бізнесу.
Підключати й відключати бота можуть лише власник або адміністратор бізнесу. Якщо підключення не вдалося, сторінка покаже текст помилки від Telegram. Найчастіша причина: токен скопійовано не повністю або з зайвим пробілом, тож скопіюйте його з BotFather ще раз. Щоб зупинити бота, натисніть «Відключити»: платформа від’єднає його від вашого бізнесу й видалить збережений токен. Підключити бота знову можна тим самим токеном.
Крок 3. Перевірте бота очима клієнта
Перш ніж показувати бота клієнтам, напишіть йому самі, краще з іншого акаунта Telegram, ніж той, з якого ви його створювали. Надішліть /start, а потім кілька повідомлень, які зазвичай пишуть ваші клієнти: «скільки коштує манікюр з покриттям», «є щось на суботу зранку», «а можна до Олени». На платному тарифі AI-адміністратор має відповісти за кілька секунд.
Зверніть увагу на три речі. Чи збігаються ціни й тривалість з вашим прайсом. Чи пропонує бот лише той час, який справді вільний у календарі. І що він відповідає на питання, якого немає в базі знань: правильна поведінка — чесно сказати, що уточнить, і прийняти повідомлення для команди. Такі питання OkiBro збирає в окремий список прогалин бази знань, тож після тесту одразу видно, що дописати. Потренуватися можна й у пісочниці в панелі керування, де видно, як асистент відповідає і записує, без участі реальних клієнтів.
Крок 4. Поширте посилання на бота
Посилання на бота — це t.me/ та ім’я користувача, яке ви обрали, наприклад t.me/lilia_beauty_bot. Його варто поставити всюди, де клієнти вже вас шукають: у шапку профілю Instagram, в опис Telegram-каналу, у профіль компанії в Google Maps, на сайт поруч із номером телефону, у підпис до повідомлень. Для салону чи кабінету добре працює QR-код з посиланням на табличці біля стійки чи на візитці: клієнт сканує його й одразу записується на наступний візит.
Постійним клієнтам, які звикли писати майстру в особисті повідомлення, надішліть коротке повідомлення: «Тепер записатися можна в нашому боті, там видно весь вільний час і можна самому перенести запис». Перші тижні відповідайте як раніше, але додавайте посилання. Не закривайте телефон і особисті чати різко: мета не в тому, щоб усі писали боту, а в тому, щоб усі записи потрапляли в один календар.
Що бачить клієнт у чаті
Розмова виглядає як листування з уважним адміністратором. Умовний приклад: клієнтка пише «Добрий вечір, хочу на корекцію брів у четвер після шостої». Асистент уточнює, чи потрібне ще й фарбування, називає ціну й тривалість з вашого прайсу та пропонує два-три вільні вікна в четвер увечері. Клієнтка обирає час, запис одразу з’являється у вашому календарі, а підтвердження приходить у той самий чат.
За 24 години до візиту бот надсилає нагадування туди ж, у Telegram, тож не потрібно просити пошту лише заради нагадування. Якщо плани змінилися, клієнтка просто пише боту «перенесіть мене на п’ятницю», і асистент пропонує інші вільні вікна в межах вашого правила скасування. Відповідає він мовою, якою написав клієнт. Один бот обслуговує весь бізнес: клієнт може попросити конкретного майстра або будь-кого вільного, хто виконує послугу, тому окремий бот для кожного спеціаліста не потрібен.
Що входить у тариф і що буде на межі ліміту
Бот для клієнтів з AI-адміністратором входить у платні тарифи OkiBro: Базовий за 690 ₴ на місяць з близько 80 AI-розмов, а також Pro за 1 690 ₴ і Enterprise за 8 900 ₴ з більшим обсягом. Комісії з записів немає на жодному тарифі. На безкоштовному тарифі Free бота для клієнтів немає: замість форми підключення ви побачите повідомлення, що Telegram є в тарифі Basic і вищих, а запис працює через форму на сайті, сторінку запису й міні-сайт. У 14-денному пробному періоді AI немає, і бот відповідає клієнтам посиланням на запис.
Коли місячний обсяг AI-розмов вичерпано, бот не замовкає: нові клієнти отримують посилання на запис з тим самим вільним часом, а розмова, яка вже йде, може завершитися записом. З нового місяця асистент знову веде розмови сам. Окремо від бота для клієнтів існує сервісний бот OkiBro для сповіщень команди: ви й колеги можете отримувати в Telegram повідомлення про нові, перенесені й скасовані клієнтами записи. Це інший бот, клієнти його не бачать.