Навіщо вести журнал запису клієнтів
Журнал запису потрібен не лише для того, щоб пам’ятати, хто прийде завтра. Він рятує від подвійних записів на один час, показує завантаження кожного майстра і зберігає контакти клієнтів, коли телефон адміністратора губиться чи змінюється. А ще з журналу видно те, що на слух не помітно: скільки людей не приходить, які послуги беруть найчастіше і в які дні тижня вікна стоять порожні. Навіть у майстра, який працює сам, через кілька місяців такий журнал перетворюється на просту аналітику власного бізнесу, яку не треба збирати окремо.
Що записувати в кожен рядок
Один рядок означає один візит. Дата й час відповідають на питання «коли», клієнт і телефон дають змогу зв’язатися, якщо плани зміняться. Послуга й майстер показують, хто чим зайнятий. Тривалість у хвилинах вписуйте завжди, навіть якщо вона здається очевидною: саме вона рятує від накладок, коли наступного клієнта записують «одразу після». Ціна потрібна для підсумків виручки. У нотатках зберігайте те, що допоможе на наступному візиті: улюблений відтінок, алергію, побажання щодо довжини чи те, що клієнт просив не телефонувати після дев’ятої вечора. Такі дрібниці клієнти помічають і цінують.
Чесні статуси: прийшов, не прийшов, скасував, переніс
Найкорисніша колонка в журналі: статус. Ставте його після кожного візиту, навіть коли все пройшло як завжди. «Прийшов» означає, що візит відбувся і гроші зароблені. «Не прийшов» означає, що клієнт не з’явився й не попередив. «Скасував» ставте, коли людина відмовилася від запису, а «Переніс», коли вона обрала інший день: у такому разі додайте новий рядок із новою датою. Коли статуси чесні, аркуш «Підсумки» показує реальну картину, а частку неявок можна підставити в наш калькулятор неявок і побачити, скільки вони коштують на рік.
Паперовий журнал, Excel чи електронний журнал запису
Паперовий журнал простий і завжди під рукою, але в ньому важко шукати, його не видно з дому, а якщо він загубиться, разом із ним зникне й уся база. Таблиця в Excel чи Google Таблицях уже вміє шукати, фільтрувати й рахувати, проте клієнтів у неї записує тільки ваш адміністратор, і нагадування доведеться надсилати вручну. Електронний журнал запису, тобто сервіс онлайн-запису, дає клієнтам записатися самим на реальні вільні вікна, сам надсилає нагадування і зберігає історію візитів у картці клієнта. Таблиця чудово підходить, щоб почати й зрозуміти, яка інформація вам справді потрібна.
Як вести таблицю, щоб нічого не загубити
Заведіть одне правило: запис потрапляє в журнал одразу, а не ввечері з пам’яті. Якщо записує кілька людей, тримайте файл у хмарі, наприклад у Google Таблицях, щоб усі бачили одну версію, а не кожен свою копію. Раз на тиждень робіть резервну копію. Телефони й нотатки про клієнтів є особистими даними, тож давайте доступ до файлу лише тим, кому він потрібен для роботи, і не пересилайте його в загальні чати. Старі місяці не видаляйте: саме з них видно, як змінюються неявки й виручка з часом.
Коли таблиці стає замало
Є кілька ознак, що час переходити на онлайн-запис. Клієнти пишуть і телефонують увечері, коли відповісти нікому. Адміністратор витрачає годину на день, щоб нагадати про візити. Двоє людей одночасно записали клієнтів на один час, бо в кожного була своя копія файлу. Якщо це про вас, спробуйте OkiBro: клієнти записуються самі через віджет на сайті чи сторінку запису, бачать лише вільні вікна з урахуванням перерв, а підтвердження й нагадування йдуть автоматично. Почати можна з безкоштовного тарифу Free, а таблицю перший місяць вести паралельно, поки команда звикає до нового запису.
